Document

واقع إدارة الكوارث بدوائر الوثائق في المؤسسات الحكومیة بسلطنة عمان في ظل المبادئ التوجیھیة لإدارة الكوارث.

Other titles
Reality of disaster management in records departments of government institutions in the Sultanate of Oman under the disaster management guidelines
Publisher
جامعة السلطان قابوس.
Gregorian
2020
Language
Arabic
English abstract
The aim of this study is to identify the reality of disaster management in records departments in Omani government institutions by identifying the extent to which disaster management practices in records departments are consistent with the Guidelines on Disaster Prevention and Control in Archives (ICA_Study11) issued by the International Council of Archives (ICA) and the controls adopted by the National Records and Archives Authority of the Sultanate of Oman in this regard. And to identify the extent of awareness of those working in these departments of the procedures followed to protect archival documents. In addition to identify the challenges facing the adoption of a disaster management plan in records departments from the viewpoint of those working in these departments. The study adopted a mixed methods approach to achieve its research objectives. Checklist form, questionnaire and semi-structured interview were used to collect the required data from a study sample consisting of (11) records departments of Omani governmental institutions, (95) employees from these departments and interviews were conducted with (11) officials (director and deputy director) from these departments. The study found out many findings, which the most important were: the percentage of disaster management practices in records departments conforming to the guidelines on disaster prevention and control was (34.4%), as there was no disaster management plan and a list of possible sources of hazards in most records departments. In addition, most of the institutions did not allocate financial items to cover disaster management expenses in their documents departments. Also, most of these departments did not have (in their parent institutions) places that could be used as alternative areas for temporary storage during disasters. Moreover, some of these departments did not have many systems and ط equipment for disaster prevention and control, such as gas fire extinguishing systems. The study also showed that despite the mean average of awareness of the staff of the records departments for the rules and measures of disaster safety reached (3.77), which was equivalent to "somewhat literate", they were not sufficiently aware of the method of using risk fighting equipment and the cases associated with the use of each type, such as hand extinguishers available in their departments. On the other hand, the study noted the existence of some practices regarding saving the collections of the records departments from disasters, but these practices were insufficient to recover damaged documents, because they did not base on scientific foundations. The findings of study further showed a set of challenges that prevent to adopt a disaster management plan in records departments, which the most important were: Weak financial allocations for disaster management, heavy reliance on the decisions of the parent institution in providing needs and conduct business, lack of senior management awareness of the importance of adopting a disaster management plan, lack of training programs in the field of disaster management in records departments, and the National Records and Archives Authority did not organize courses in disaster management field. The study made a number of recommendations, the most important of which are: Issue a general guide for disaster management in records departments by the National Records and Archives Authority, and each institution must prepare an integrated disaster management plan that takes into account its document management requirements. Also, allocate financial items within the general budget of the parent institution to cover management disasters expenses in records departments, and in addition to providing these departments with the systems and equipment they lack in disaster prevention and control. And finally, raise the awareness of the staff of the records departments by organizing courses in the disaster management field in coordination with the National Records and Archives Authority.
Arabic abstract
هدفت الدراسة إلى الكشف عن واقع إدارة الكوارث بدوائر الوثائق في المؤسسات الحكومية العمانية، وذلك من خلال التعرف على مدى توافق ممارسات إدارة الكوارث في دوائر الوثائق مع المبادئ التوجيهية للوقاية من الكوارث ومراقبتها ICA_Study11 الصادرة عن المجلس الدولي للأرشيف، والضوابط التي اعتمدتها هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية بسلطنة عمان في هذا الصدد؛ والتعرف على مدى وعي العاملين بتلك الدوائر بالإجراءات المتبعة لحماية الوثائق؛ بالإضافة إلى التعرف على التحديات التي تواجه تبني خطة لإدارة الكوارث في دوائر الوثائق من وجهة نظر العاملين في تلك الدوائر.
اعتمدت الدراسة المنهج الوصفي المختلط لتحقيق أهدافها البحثية؛ إذ اُستُخدمت استمارة المراجعة، والاستبانة، والمقابلات شبه المقننة لجمع البيانات المطلوبة من عينة الدراسة المكونة من (11) دائرة للوثائق بالمؤسسات الحكومية العمانية، و (95) موظفاً من العاملين بهذه الدوائر، كما أجريت المقابلات مع (11) مسؤولاً من تلك الدوائر تنوعت مسمياتهم الوظيفية ما بين مدير، ونائب مدير.
توصلت الدراسة إلى عدة نتائج، أهمها: بلغت نسبة توافق ممارسات إدارة الكوارث في دوائر الوثائق مع المبادئ التوجيهية للوقاية من الكوارث ومراقبتها (34.4%)، إذ لا تتوفر خطة لإدارة الكوارث وقائمة بالمصادر المحتملة للأخطار في أغلب دوائر الوثائق، بالإضافة إلى عدم تخصيص بنود مالية لتغطية نفقات إدارة الكوارث بهذه الدوائر. كما افتقرت أغلب الدوائر إلى تحديد أماكن يمكن استعمالها كمناطق بديلة للحفظ المؤقت أثناء الكوارث بالمؤسسات المشرفة عليها. كما لم تتوفر لدى بعض الدوائر العديد من نظم وتجهيزات الوقاية من الكوارث ومكافحتها كنظم إطفاء الحرائق بالغاز.
كما كشفت الدراسة عن أنه بالرغم من بلوغ معدل المتوسط الحسابي لوعي موظفي دوائر الوثائق بالإجراءات المتبعة لحماية الوثائق (3.77) بما يُعادل "مُلم إلى حد ما"، إلا أنهم لم يكونوا على دراية كافية بطريقة استخدام معدات مكافحة المخاطر والحالات المرتبطة باستخدام كل نوع منها كالطفايات اليدوية المتوفرة بدوائرهم. ومن جهة أخرى، رصدت الدراسة وجود بعض الممارسات فيما يتعلق بإنقاذ مقتنيات الدوائر من الكوارث، إلا أن هذه الممارسات لم تكن كافية في عمليات استرداد الوثائق المتضررة، وذلك لعدم استنادها إلى أسس علمية.
كذلك توصلت الدراسة إلى وجود مجموعة من التحديات تعيق تبني خطة لإدارة الكوارث بدوائر الوثائق، أهمها: ضعف المخصصات المالية لإدارة الكوارث، والاعتماد بشكل كبير على قرارات المؤسسة الأم في تلبية الاحتياجات وتسيير الأعمال، وعدم توفر الوعي بالقدر المطلوب لدى الإدارة العليا لتبني خطة لإدارة الكوارث، وندرة البرامج التدريبية في مجال إدارة الكوارث في دوائر الوثائق، وعدم مبادرة هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية بتنظيم دورات في مجال إدارة الكوارث.
وقد خرجت الدراسة بجملة من التوصيات، أبرزها: ضرورة قيام هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية بإصدار دليل توجيهي عام لإدارة الكوارث بدوائر الوثائق، وقيام كل مؤسسة بوضع خطة متكاملة لإدارة الكوارث تراعي فيها متطلبات دائرة الوثائق لديها، وتخصيص بنود مالية ضمن الموازنة العامة للمؤسسة الأم لتغطية نفقات إدارة الكوارث بدوائر الوثائق، وتوفير ما افتقرت إليه بعض الدوائر من نظم وتجهيزات للوقاية من الكوارث ومكافحتها، وإقناع الإدارة العليا بضرورة الوعي بأن تكلفة معالجة الأضرار المرتبطة بالكوارث أعلى من تكلفة توفير نظم وتجهيزات لإدارة الكوارث، ورفع مستوى وعي موظفي دوائر الوثائق من خلال تنظيم دورات في مجال إدارة الكوارث بالتنسيق مع هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية.
Category
Theses and Dissertations